Dalijimasis informacija būdingas kiekvienai įmonei. Darbuotojai kuria, koreguoja skirtingo pobūdžio dokumentus, keičiasi jais tarpusavyje. Tai, kaip atliekamas procesų valdymas, lemia įmonės veiklos sklandumą. Neatsakingas, lengvabūdiškas požiūris į informacijos valdymą gali lemti dažną darbuotojų kaitą ar praradimą, finansinius nuostolius.
Tinkamas informacijos valdymas – nesudėtingas
Tekstiniai dokumentai, vaizdiniai duomenys (vaizdo įrašai, nuotraukos, kiti grafiniai elementai), garso įrašai – informacija, kurios saugojimas, keitimas ir platinimas gali sukelti keblumų net ir nedidelėje įmonėje. Siekiant jų išvengti, gali būti pasitelkiamas vidinis ryšys (intranetas) ar internetas, įvairios specializuotos programos, sistemos. Tačiau net ir tokie sprendimai padeda ne visuomet. Sėkmės paslaptis – žinoti kelias informacijos valdymo taisykles ir jas taikyti nuosekliai, nepertraukiamai. Pateikiame kelis patarimus, kurie gali padėti pasirūpinti tinkamu informacinių procesų valdymu naudojant specializuotas sistemas.
- Įvertinti situaciją
Įmonės procesų valdymas negali būti sėkmingas, jei nežinote duomenų būsenos. Būtina tiksliai įvertinti, kokio tipo dokumentai cirkuliuoja po skirtingus įmonės padalinius, koks jų reikšmingumas. Reikėtų susisteminti, kokie valdymo procesai ir kada turi būti atlikti. Pavyzdžiui, jei norite tinkamai aptarnauti klientus, reikia pasirūpinti kontaktiniais duomenimis, komercinio pasiūlymo, sutarčių sudarymu ir siuntimu. Gali prireikti ir su kokybės stebėsena susijusių dokumentų sklaidos.
- Pasiruošti pokyčiams iš anksto
Jei informacijos valdymas naudojant sistemas jūsų įmonėje yra naujovė, jos diegimui reikia tinkamai pasiruošti. Svarbu ne tik žinoti informacijos tipus ar esminius procesus. Pageidautina su pokyčiais supažindinti darbuotojus. Tam gali prireikti mokymų, specialistų rekomendacijų, pasitarimų. Patartina paskirti atsakingus asmenis, įsitikinti, ar visi darbuotojai žino savo funkcijas. Reikėtų aiškiai apibrėžti, kuri informacija bus susieta su sistema, kokie pagrindiniai lūkesčiai iškeliami programai. Šioje situacijoje nevertėtų skubėti – naujos informacijos įsisavinimas užtrunka. Jei tik yra galimybė, suorganizuokite kelis bandymus centralizuotai naudotis sistema.
- Išskirti lūkesčius ir tikslus
Ši užduotis gali būti atlikta dar prieš pasiruošimą pokyčiams. Procesų valdymas bus gerokai sklandesnis, jei aiškiai žinosite, kokie yra sistemos diegimo tikslai. Pavyzdžiui, padidinti tam tikrų darbuotojų produktyvumą, palengvinti ir pagreitinti sutarčių sudarymo, siuntimo procesus, įvertinti atlygius ir kaštus, užtikrinti užduočių atlikimą laiku, supaprastinti vidinę komunikaciją ir panašiai.
- Užtikrinti ir įsitikinti motyvacija, komunikacija
Tam, kad darbuotojai būtų motyvuoti, iš anksto apgalvokite, kas gali juos skatinti, kaip įvertinsite individualiai ir viso kolektyvo pasiektas pergales. Siekdama sėkmės, įmonė privalo turėti patikimus lyderius, kurie vestų į priekį visą komandą. Be to, informacijos valdymas neįsivaizduojamas be komunikacijos. Taigi, vertėtų sukurti nuoseklaus komunikavimo sistemą, kuri būtų patogi visiems darbuotojams.
Geri rezultatai pasiekiami tada, kai vieningai dirba visos įmonės komandos, padaliniai. Todėl ir vėl svarbu pabrėžti savalaikį prioritetų, tikslų išskyrimą. Pasirūpinkite, kad svarbūs duomenys visus darbuotojus pasiektų jiems patogia forma ir suprantamai. Įgyvendinti aukščiau įvardytas užduotis nėra sudėtinga – tereikia kryptingų pastangų ir laiko.
Netinkamas informacijos valdymas – grėsmė visiems įmonės procesams
Jei informacijos valdymui skiriama per mažai dėmesio, pasekmės pajuntamos gana greitai. Juk tai – ne tik keitimasis įmonės renginio nuotraukomis. Laiku nesusisiekus su klientais, neparengus ir nepersiuntus reikiamų duomenų ar neatlikus kitų užduočių iškyla daugybė grėsmių.
Visų pirma, nenuosekli komunikacija kenkia vidinei įmonės kultūrai. Tai gali lemti nepakankamą darbuotojų motyvaciją, nesėkmes, tad mažėja teikiamų paslaugų ar gaminamų produktų kokybė. Dėl to kenčia reputacija. Be to, kai kurie potencialo turintys darbuotojai gali tiesiog palikti įmonę.
Prastas informacijos ir procesų valdymas taip pat padidina verslo rizikas, kliudo tinkamai įvertinti pasiekimus, pasiruošti auditams. Be to, jis prailgina įmonės tikslų įgyvendinimą. Šie veiksniai gali turėti įtakos ir visos įmonės pelnui. Taigi, kruopštus, sistemiškas informacijos valdymas – atsakymas daugeliui įmonių, ieškančių lengvesnio, patikimesnio kelio į sėkmę.