Nuotoliniai susitikimai be pertraukų kelia stresą ir mažina produktyvumą

Vienas po kito vykstantys nuotoliniai susitikimai kelia daug streso ir mažina darbuotojų produktyvumą, rodo technologijų kompanijos „Microsoft“ atlikto tyrimo duomenys. Pastebėta, kad problemą spręsti ir įtemptoje dienotvarkėje dėmesį išlaikyti padeda paprastas sprendimas – trumpos pertraukėlės. Siekdama darbuotojams padėti jas praktikuoti kasdienybėje, kompanija vartotojams pristatė naują kalendoriaus funkciją – automatiškai suplanuojamas pertraukas.

Naujausias „Microsoft Human Factors Lab“ tyrimas atskleidė, jog bene didžiausią įtaką hibridinio darbo sukeliamai įtampai turi gyvai vykstantys nuotoliniai susitikimai be pertraukų. Jie didina streso lygį, mažina susikaupimą ir įsitraukimą, o viso to išvengti gali padėti net ir trumpos 5, 10 ar 15 minučių pertraukėlės.

„Atliktas tyrimas rodo, kad pertraukos yra svarbios ne tik tam, kad vakare, po darbo dienos, nebūtume visiškai išsekę, bet ir tam, kad galėtume geriau susikaupti ir pačių susitikimų metu ar dienos eigoje atlikdami sudėtingas užduotis vieną po kitos“, – sako Michael‘as Bohan‘as, „Microsoft“ žmogiškųjų faktorių inžinerijos grupės vyresnysis direktorius.

3 pagrindinės išvados

Atlikus tyrimą, buvo dar kartą patvirtina įvairių ankstesnių studijų išvada, kad įtampa ir stresas akumuliuojasi – auga sulyg kiekvienu susitikimu, pradėtu be papildomos petraukėlės. O bent trumpam atsitraukus nuo darbų, kitą susitikimą žmonės pradeda gerokai labiau atsipalaidavę, ramesni ir susikaupę.

Taip pat pastebėta, kad tuo metu, kai smegenys patiria stresą, darbuotojams sunkiau išlaikyti dėmesį ir iš tiesų įsitraukti į susitikimus. To išvengti taip pat padeda trumpos petraukėlės – vadinasi, jos turi įtakos ne tik gerai savijautai, bet ir dėmesingumui bei susikaupimui.

Galiausiai, pastebėta, kad gerokai daugiau streso nei pats susitikimas sukelia ir perėjimas tarp tokių, vienas po kito sekančių nuotolinių skambučių.

„Greičiausiai, padidėjęs streso lygis tarp susitikimų susijęs su mintimis, kad štai, vienas susitikimas jau baigiasi, tuo ateis kitas, kuriame keisis ir temos, reikės kalbėti apie visiškai ką kita – visa tai smegenis užkrauna papildomais nuogąstavimais, neleidžiančiais galvoti produktyviai ir taip sukeliančiais daugiau streso”, – sako M. Bohan‘as.

Poilsiui kvies pats kalendorius

„Microsoft Work Trends“ ataskaitoje, kurioje apžvelgiamos praėjusių metų darbo tendencijos, pastebėta, kad susitikimuose praleidžiamas laikas stabiliai ilgėja – vidutinė susitikimo trukmė išaugo 10-ia minučių – nuo 35 iki 45. O ir darbo susitikimų skaičius auga – per paskutinius metus jis padidėjo kone trigubai.

Visa tai ypač vargina viso pasaulio gyventojus – globalioje apklausoje daugiau nei pusė respondentų teigė, kad jaučiasi pervargę, o 39 proc. save apibūdino kaip visiškai išsekusius.

Atsižvelgiant į tyrimų rezultatus, „Microsoft“ savo el. pašto programoje „Outlook“ pristatė naują funkciją, leidžiančią automatiškai iš suplanuotų susitikimų atimti 5, 10 ar 15 minučių, kad atsirastų laiko poilsiui tarp vieno po kito vykstančių susitikimų. Pavyzdžiui, pasirinkus 5 minučių opciją, 10:30 prasidedantis susitikimas prasidės 10:35 ir truks ne pusvalandį, o 25 minutes.

„Šiuolaikiniame nuotolinio ir hibridinio darbo pasaulyje kompanijoms nepakanka savo darbuotojų ir kitų rinkos dalyvių tiesiog skatinti savimi rūpintis. Verslas turi pasiūlyti ir diegti naujoves, pasitelkdamas išmaniąsias technologijas, kad padėtų darbuotojams iš tikrųjų rasti laiko būtinoms pertraukoms kasdienybėje“, – sako Kathleen Hogan, „Microsoft“ vyriausioji specialistė.

Kaip įjungti automatines pertraukėles, rasite čia.

Keli papildomi patarimai kovai su stresu

Neretai pertraukėles daryti yra gerokai sunkiau nei kalbėti apie jų naudą, tad šie patarimai padės dienos metu „išsikovoti“ laiko sau, produktyviai pasinaudoti atokvėpio akimirkomis ir padaryti susitikimus efektyvesnius ir energingesnius.

1. Pakeiskite požiūrį į pertraukas. Šiandien, kai darbo krūvis padidėjęs, o riba tarp darbo ir laisvalaikio išsitrinusi, pertraukėlės gali atrodyti neproduktyvios. Vis tik tyrimas rodo priešingai – net ir trumpas atsitraukimas nuo darbo padeda jaustis geriau. Tad prasminga nebijoti pertraukų ir leisti sau atsipūsti.

2. Užsiimkite mėgstama veikla. Meditacija yra vienas efektyvių būdų atsipalaiduoti ir pasikrauti tarp susitikimų, tačiau teigiama, kad naudinga ir fizinė veikla, pavyzdžiui, vaikščiojimas. Ankstesni „Microsoft“ tyrimai rodo, kad peišimas ar mėgstamos knygos skaitymas taip pat padeda atsipalaiduoti. Bet visų svarbiausia imtis tos veiklos, kuri iš tiesų teikia malonumą.

3. Pergalvokite susitikimų būtinumą. Prieš planuodami vaizdo skambutį, sustokite ir paklauskite savęs: ar tikrai šis susitikimas būtinas? Dinamiškesnėms, kūrybiškesnėms ar emocingesnėms temoms gali tekti susitikti biure, o kitas temas galima aptarti el. paštu, ar susirašinėjimuose programoje toje pačioje vaizdo skmabučių platformoje „Teams“.

4. Pasiruoškite susitikimams. Iš anksto pasirenkite planą, ką turite aptarti susitikimo metu ir pasidalinkite juo su kolegomis. Jei rengiate susitikimą, imkitės iniciatyvos ir jo metu diskusiją moderuokite, kad ji būtų kiek įmanoma produktyvesnė.

5. Įtraukite dalyvius. Kartu moderatorius užduotis – padėti skambučio dalyviams įsitraukti į diskusiją, kad šiems nebūtų nuobodu ar nekiltų nuogąstavimų. Tas padės veikti produktyviau, o kolegoms – jaustiems išklausytiems.