Duomenų valdymas – nemenkas iššūkis tiek mažoms, tiek didelėms įmonėms, o itin aktualia ši problema tampa verslui plečiantis, kai reikalingas objektyvus sprendimų priėmimas, greita reakcija į besikeičiančias aplinkybes. Duomenų valdymui pasirinkus neefektyvius sprendimus, pasekmės gali kainuoti labai brangiai, pradedant mažesniu visos įmonės veiklos efektyvumu ir baigiant mažesniu pelnu, išaugusiomis veiklos sąnaudomis ar net liūdniausiu verslui scenarijumi – bankrotu. Taip, duomenys tikrai galingas ginklas, tačiau tik tuomet, kai mokate juos valdyti.
Duomenų valdymo užduotyje didžiausia atsakomybė krinta ant pardavimų komandos pečių. Juk šis skyrius yra atsakingas ir už tiesiogines pajamas, ir už santykius su klientais. Pardavimai – integralus procesas, tarsi sujungiantis visą įmonės vidinę struktūrą į vieną visumą, tad kalbant apie duomenų valdymą, jis prasideda būtent čia. Rezultatai, įvairios apžvalgos ir analizės, planai, motyvacinės sistemos – pardavimų skyriui tenka gausybė užduočių, kurios paverčia kasdienybę nesibaigiančia duomenų valdymo rutina. IT infrastruktūros kūrėjai skuba į pagalbą ir siūlo CRM sistemas. Tai inovatyvus būdas paprastai ir efektyviai valdyti duomenis, optimizuoti įvairius verslo procesus. Skaitykite plačiau: kas yra CRM sistema.
Tačiau čia iškyla kita problema – rinkoje siūlomas itin platus CRM sistemų asortimentas. Suklysti renkantis itin nepalanku, nes net ir tuo atveju, kai pati sistema kainuoja nedaug, diegimas pareikalauja laiko sąnaudų, o pirmieji rezultatai pastebimi ne iš karto. Taip pat CRM sistemos kaitaliojimas neigiamai veikia ir vidinį mikroklimatą, o laiko testuoti vieną sistemą po kitos tikrai nėra. Pateikiame keletą pagrindinių aspektų, kurie padės priimti teisingą sprendimą.
Pirmiausia – paprasti klausimai
CRM sistemos, turint galvoje ir jų pavadinimą (angl. Customer Relationships Management), buvo sukurtos informacijai apie klientus valdyti ir ryšiams užtikrinti. Vis dėlto bėgant laikui tokios sistemos labai patobulėjo ir šiandien savo pirmtakes funkcionalumu lenkia tiesiog šviesmečiais. Bėda yra tai, kad skirtingų sistemų funkcionalumas skiriasi, o tai dar labiau apsunkina verslui CRM sistemos pasirinkimo procesą.
Šioje keblioje situacijoje padės keletas paprastų klausimų, į kuriuos atsakyti nebus sudėtinga. Kokioje verslo srityje veikiate? Kokia informacija apie klientus yra reikalinga kasdien? Kaip gaunami nauji klientai? Ar vykdomi aktyvūs pardavimai? Kiek išteklių skiriate duomenų kaupimui? Kaip duomenų ataskaitos padėtų versle? Ar anksčiau kaupėte duomenis? Ar darbuotojai dirba nuotoliniu būdu?
Nesudėtinga ar ne? Tačiau tokie paprasti klausimai padės aiškiai suvokti, kokios CRM sistemos funkcijos yra reikalingos verslui. Pagal funkcionalumą lengvai atrinksite, kurios sistemos tinka, o kurios ne.
CRM sistemos užduotis
Antrasis žingsnis, iškelti CRM sistemai būsimą užduotį. Ją formuluokite kaip iššūkį, problemą, kuriai spręsti planuojate pasitelkti CRM diegimą. Praktika rodo, kad įmonės ryšių su klientais valdymo sistemų dažniausiai dairosi tada, kai nori optimizuoti pardavimų skyriaus darbą. Žinoma, CRM sistemos diegimas ne per vėlus niekada, tačiau sprendimo reikėtų ieškoti jau tuomet, kai problema dar tik formuojasi.
Jei įmonė didesnė, geriausia suburti už CRM pasirinkimą atsakingą komandą, kurioje turėtų būti IT ir pardavimų skyriaus atstovai bei vadovas, o jei planuojate ir buhalterinės apskaitos integraciją – pakvieskite ir finansų skyriaus darbuotoją. Taip pat galima pasikliauti ir CRM kūrėjų rekomendacijomis bei patarimais, tačiau reikia suvokti, kad jie labiausiai siūlys savo produktą. Dar vienas būdas – išorinio konsultanto paslaugos – tokie specialistai padeda nustatyti poreikius, užtikrina sklandų diegimą, dirba su įmonės darbuotojais ir labai palengvina darbo su sistema pradžią.
Senoji ir naujoji CRM sistemų karta
Rinkoje CRM sistemos santykinai skirstomos į dvi kartas. Senajai priskiriamos į kompiuterius diegiamos sistemos, kurios yra laikomos įmonės serveryje ir dažnai kuriamos individualiai arba taikant įvairias adaptacijas. Naujosios kartos sistemos, kaip ir pridera, yra labai lanksčios: jos veikia debesijos principu, yra pasiekiamos įvairiose vietose ir įvairiu laiku, jų naudojimo neriboja įrenginių tipas.
Debesijos technologijos vis labiau populiarėja, tad šiandien daugelis CRM sistemų keliasi būtent ten. Tai mažina sistemos kainą, supaprastina tiek diegimo procesą, tiek išlaikymą. Rinkoje kyla nepagrįstų baimių dėl duomenų saugumo, todėl senosios kartos sistemos dar nebaigė išnykti, tačiau tai tik laiko ir žinių trūkumo klausimas.
Skaičiuojama, kad debesijos naudojimas leidžia CRM sistemos vertę padidinti kone dvigubai, tad jei ieškote savo verslui tinkamo duomenų valdymo sprendimo šiandien, siūlome pasinaudoti naujausiais srities laimėjimais ir rinktis naujosios kartos sistemą.