Skirtingos organizacijos kasdien susiduria su itin dideliu informacijos srautu ir stambių įmonių esminis poreikis – tinkamai tą srautą suvaldyti. Dažnai popierinių dokumentų saugojimas, kad šie niekur nedingtų ir nepasimestų, tampa tikru iššūkiu. Sklandžiam įvairios informacijos valdymui dabar yra skirtos specialios dokumentų valdymo sistemos. Kaip veikia tokio tipo sistema bei ką reikia žinoti prieš ją įdiegiant?
Nuo popierinių prie elektroninių dokumentų
Kasdien įmonės viduje cirkuliuoja daugybė įvairaus tipo dokumentų. Tai sutartys, įsakymai, korespondencija, prašymai, ataskaitos. Kiekvienas jų kelis kartus redaguojamas, todėl rezultate lieka bent kelios skirtingos tam tikrų dokumentų versijos. Tai apsunkina informacijos valdymo procesą, didėja rizika pamesti, ištrinti ar patvirtinti ne tą dokumentą. Dėl šios priežasties vis daugiau organizacijų pajunta poreikį supaprastinti dokumentų ir informacijos valdymą organizacijos viduje, įsidiegus specialią programą. Su dokumentų valdymo sistema įmonės darbas įgauna visiškai kitokį pagreitį.
Kodėl verta ryžtis pokyčiams?
Geriausiai pasiryžimą pereiti į kitokią informacijos valdymo platformą paskatina dokumentų valdymo sistemos privalumai ir suteikiama nauda. Toks šiuolaikiškas dokumentų valdymas yra pritaikytas visam įmonės personalui – tiek vadovams, tiek darbuotojams.
- Dokumentų sistema yra centralizuojama, todėl informacija tampa prieinama kiekvienam darbuotojui, susijusiam su konkrečiais dokumentais. Suteikus prieigą, kiekvienas dokumentas gali būti redaguojamas ir peržiūrimas, o taip pat matoma visa redagavimo istorija. Tai neleidžia pasimesti tarp keleto skirtingų dokumento versijų.
- Informacijos valdymas tampa paprastesnis, nes dokumentų valdymo sistema leidžia supaprastinti ir dokumentų paiešką. Kiekvienas darbuotojas įprastai, ieškodamas popierinių dokumentų, užtrunka bent 10 procentų viso darbo laiko. Su specialia programa visus dokumentus galime rasti vienoje vietoje.
- Padidinama dokumentų apsauga. Visą informaciją galės pasiekti tik įmonės darbuotojai, turintys specialiai jiems sukurtą prieigą. O tai reiškia, kad jokie pašaliniai asmenys neturės galimybės patekti į informacijos saugojimo serverius ir taip pakenkti įmonės veiklai. Saugesnis dokumentų valdymas padės pasiekti ir didesnį organizacijos našumą.
- Perėjimas nuo fizinių prie elektroninių dokumentų sutaupo darbuotojų laiko be papildomos vietos biure. Tai ne tik padidina darbuotojų produktyvumą, bet ir stabilizuoja organizacijos valdymą. O papildomai išsaugota laisva erdvė gali tapti nauja darbo vieta dar vienam komandos nariui.
Ką vertėtų žinoti prieš įsidiegiant dokumentų valdymo sistemą?
Nusprendus, kad įmonei reikalinga nauja, specialia kompiuterine programa paremta dokumentų valdymo sistema, svarbu žinoti kelis aktualius dalykus ir būti tinkamai pasirengus dideliems informacijos ir dokumentų valdymo pokyčiams. Pirmiausia – susikurkite dokumentų valdymo planą:
- apsibrėžkite tikslus, kuriuos norite pasiekti pasitelkus dokumentams valdyti skirtą programą;
- atlikite konkrečiai Jūsų organizacijai reikšmingų poreikių analizę. Tai leis tiksliai nustatyti esamą įmonės padėtį ir tobulintinus veiklos aspektus;
- apžvelkite taisykles, pagal kurias kuriate naujus dokumentus – sąskaitas, mokesčių priminimus, finansines ataskaitas, prašymus. Saugokite visus reikalingus ir naudojamus dokumentų šablonus. Jų prireiks kuriant programinę dokumentų valdymą sistemą.
Atsižvelkite į savo dokumentų archyvavimo ir saugojimo įpročius. Popieriniai dokumentai buvo saugomi vienaip, tačiau patogią archyvavimo sistemą galima sukurti ir elektroniniams dokumentams. Nuspręskite, kaip dorositės su dokumentais, kurių galiojimo data baigiasi. Apsvarstykite ir išanalizuokite dokumentų valdymo sistemų pasiūlą rinkoje. Tai palengvins savo srities profesionalų pasirinkimą, o taip pat užtikrins, kad gausite būtent tai, ką ir norite pasiekti.
Būkite pasiruošę dideliems pokyčiams ir dokumentų valdymo iššūkiams. Kiekvienas žingsnis veda prie efektyvaus organizacijos valdymo, tačiau pokyčių suvaldymui bus reikalinga stipri autoritetinga komanda, kuriai gyvybiškai svarbus bus vadovybės palaikymas. Be to, jei nesiryžtate patys keisti įmonėje iki šiol naudotos neefektyvios, ilgos ir varginančios popierinių dokumentų valdymo sistemos, kreipkitės į profesionalus. Jų patirtis ir žinios sutrumpins adaptacinį periodą ir džiaugtis nauja, kur kas patogesne tvarka galėsite greičiau.