Sparčiai modernėjant technologijoms ir plečiantis pasauliui būtina žengti koja kojon su naujovėmis, norint, kad verslas liktų sėkmingas. Vis daugiau įmonių pradėjo rinktis procesų valdymo sprendimus, kurie padeda tobulinti ir lengviau nudirbti kasdienius darbus. Neretam verslo savininkui, ar atstovui, norinčiam pereiti prie elektroninių operacijų valdymo gali kilti klausimų ir dvejonių. Tad apžvelkime šio sprendimo naudas, stipriąsias puses ir kodėl svarbu tinkamai pasirinkti IT sprendimus teikiantį partnerį.
Akivaizdžios naudos
Pasirinkus ir įdiegus vieną iš procesų valdymo sprendimų įmonėje bene iškart pastebimos naudos. Dažniausiai ypač palengvėja dokumentų ir kitos svarbios informacijos įmonėje sklaida, jos patvirtinimas, mokymų procesai. Taip pat, tai itin palengvina naujų komandos narių įvedimą į kasdienius darbus, jų apmokymą dirbti.
Be to, procesų valdymas padeda efektyviai išvengti nesklandumų, neaiškių situacijų. Naudojant šį IT sprendimą versle, labai lengva atsekti pokyčius, neatitikimus ir įvairius pažeidimus ar trukdžius sistemoje. Taip efektyviai sumažinama tiek neteisėto informacijos atskleidimo, tiek žalos įmonei sukėlimo rizika. Taip pat, visa darbui reikalinga informacija yra prieinama iš bet kurio tam pritaikyto įrenginio: kompiuterio, planšetės ar išmaniojo telefono, tad suteikiama galimybė efektyviai dirbti bei valdyti procesus ir nesant darbo vietoje.
Šis sprendimas gali sumažinti verslo daromą įtaką ekologijai ir aplinkai. Naudojant procesų valdymą dauguma veiksmų perkeliama į internetinę erdvė, todėl efektyviai sumažėja popieriaus gaminių sąnaudos įmonėje.
Universalus sprendimas
Procesų valdymo sistema pasižymi savo universalumu. Šios platformos pagalba galima lengvai stebėti ir rengti tokią informaciją, kaip:
- Personalo procesai. Naudojant procesų valdymo sistemą itin lengva stebėti darbuotojų informaciją, ją valdyti ar redaguoti. Dažniausiai tai yra valdoma atsižvelgiant į rolių, pavaldumo ir pareigų perspektyvą, todėl sistema nėra jautri darbuotojų kaitai. Šiuo aspektu itin lengva valdyti darbo apskaitą, nes sistema atsižvelgia į atostogų laiką, susirgimus, neatvykimus į darbą ir panašius faktorius.
- Paslaugų procesai. Valdymo pagalba lengva paruošti paslaugų teikimo, gavimo dokumentus, sutartis. Visi šie yra rengiami, tvirtinami, redaguojami atsižvelgiant į kompanijos įstatus ir kitus svarbius veiklą reglamentuojančius vidinius dokumentus.
- Veiklos procesų valdymas. Procesai valdomi atsižvelgiant į apkrovas ir procesų būklę. Tai itin palengvina ir optimizuoja įmonės veiklą ne tik kasdien, bet ir ilgalaikėje perspektyvoje.
- Dokumentai. Sistemos pagalba galima lengvai inicijuoti dokumentų keitimą, pristatyti naujus dokumentus ir panašiai. Viskas, ką reikia padaryti darbuotojams, tai tik prisijungti į savo savitarnos langą ir susipažinti su pokyčiais ar naujovėmis.
Taip pat, svarbu paminėti, kad procesų valdymo sistema įmonėje gali itin palengvinti darbą iš namų, kas yra labai svarbu šiais laikais, kai epidemiologinė situacija neleidžia grįžti prie įprasto darbo rėžimo. Procesų valdymo pagalba bus lengva prižiūrėti įmonės darbą, bei darbuotojų pažangą net ir nuotoliniu būdu.
Tinkamo partnerio svarba
Kiekvienas su verslo tobulinimu susijęs sprendimas yra ypač svarbus ir reikalauja ypatingo dėmesio. Svarstant procesų valdymo platformos įdiegimą savo darbo vietoje labai svarbu tinkamai pasirinkti IT sprendimus teikiantį partnerį. Reikėtų atsižvelgti į:
- siūlomų sprendimų spektrą,
- komunikacijos kultūrą,
- žinomumą, reputaciją kitų verslų tarpe,
- komandos patirtį;
- įvykdytų projektų kiekį ir svarbą.
Tinkamai parinktas partneris padės rasti reikiamą sprendimą akimirksniu, o ir perėjimas prie skaitmeninio procesų valdymo bus paprastas ir „neskausmingas“. Įdėjus laiko ir pastangų į paieškas, o vėliau ir konsultacijas bus galima išvengti neigiamo smūgio verslui.
Taigi, procesų valdymo pasirinkimas yra puikus sprendimas, siekiant modernizuoti kasdienius verslo procesus. Tinkamai pasirinkus bus galima dirbti nuotoliniu rėžimu be jaudulio, ar baimės, o ir patys darbai bus paprasčiau stebimi ir optimizuojami, nesvarbu, kokioje aplinkoje dirbama.